Algemene Voorwaarden
De volgende begrippen die in de algemene voorwaarden en overeenkomst worden gebruikt, zullen de volgende betekenis hebben:
Algemene voorwaarden: de algemene voorwaarden van de beroepsbeoefenaar, ongeacht de vorm waarin deze kenbaar worden gemaakt (in papieren vorm, digitaal per e-mail of andere elektronische vorm, ofwel op de website van de beroepsbeoefenaar); Beroepsbeoefenaar: de vennootschap Acfibota BV, met zetel en kantoren gelegen te 8480 Ichtegem, Oostendesteenweg 185 B0002 en ingeschreven in de Kruispuntbank der Ondernemingen onder het ondernemingsnummer 0463.430.069 (RPR Gent, afdeling Oostende). Bekend bij het Institute for Tax Advisors & Accountants onder het nummer ITAA 50.062.811 en hier vertegenwoordigd door:
• Fibocon CommV met ondernemingsnummer 0822.235.445 (ITAA 50.369.450) bestuurder, op haar beurt vast vertegenwoordigd door Tanghe Patrick (ITAA 11.177.127) handelend in de hoedanigheid van fiscaal accountant;
• Tax Advisors CommV met ondernemingsnummer 0822.042.633 (ITAA 50.752.117) bestuurder, op haar beurt vast vertegenwoordigd door Tanghe Philippe (ITAA 11.177.228) handelend in de hoedanigheid van fiscaal accountant;
• Accontan CommV met ondernemingsnummer 0658.952.672 (ITAA 50.025.526) bestuurder, op haar beurt vast vertegenwoordigd door Tanghe Brent (ITAA 11.176.622) handelend in de hoedanigheid van fiscaal accountant;
• Fintax Invest CommV met ondernemingsnummer 0735.621.967 (ITAA 50.431.411) bestuurder, op haar beurt vast vertegenwoordigd door Tanghe Lennert (ITAA 11.176.925) handelend in de hoedanigheid van stagiair fiscaal accountant;
Alsook haar medewerkers en elke met hen verbonden vennootschap overeenkomstig artikel 1:20 van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen. Wanneer in deze algemene voorwaarden wordt verwezen naar “Acfibota”, “Acfibota BV”, “wij”, “we”, “ons” of “onze” wordt hiermee eveneens verwezen naar hierboven vermelde entiteit.
Cliënt: de rechtspersoon en/of de natuurlijke persoon die met de beroepsbeoefenaar een overeenkomst aangaat. Dit kunnen ook meerdere rechtspersonen en/of natuurlijke personen zijn. ITAA: Institute for Tax Advisors and Accountants (www.itaa.be); Medewerker(s): elke vennoot, bestuurder, werknemer, aangestelde, onderaannemer of zelfstandige medewerker van de beroepsbeoefenaar; Opdrachtbrief: een document uitgaande van de beroepsbeoefenaar waarin haar opdracht, evenals de voorwaarden die op de opdracht van toepassing zijn, worden omschreven; Overeenkomst: de opdrachtbrief (desgevallend uitgebreid en/of gewijzigd) samen met de algemene voorwaarden, en andere (mondelinge, schriftelijke, of elektronische) overeenkomsten en/of (rechts) handelingen op basis waarvan de beroepsbeoefenaar een opdracht uitvoert; Opdracht: alle door de beroepsbeoefenaar voor de cliënt te verrichten werkzaamheden en diensten, hetzij recurrent, hetzij niet-recurrent, bepaald in een opdrachtbrief (al dan niet uitgebreid en/of gewijzigd op verzoek of in samenspraak met de cliënt); Recurrente opdracht: een opdracht die bestaat uit opeenvolgende prestaties van eenzelfde aard die herhaald, tegen bepaalde op voorhand bekende termijnen moeten worden uitgevoerd; Niet-recurrente opdracht: Alle opdrachten die niet vallen onder de definitie van ‘recurrente opdracht’ worden als niet recurrente opdrachten beschouwd. Dit zijn o.a. niet-repetitieve, eenmalige opdrachten die na de uitvoering ervan voltooid zijn; Stukken: de boeken, bescheiden en verantwoordingsstukken van de cliënt; Wet: de Europese en Belgische wet- en regelgeving, alsook deontologische en andere beroepsnormen van toepassing op het ogenblik van de uitvoering van de opdracht; Privacywet: de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming en meer in het bijzonder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (Verordening (EU) 2016/679) en de relevante nationale uitvoeringswetgeving; Witwaspreventiewet: de wet van 18 september 2017 tot voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme en tot beperking van het gebruik van contanten. Alsook alle wetgeving die deze wet zou uitbreiden en/of vervangen.
1. Toepassingsgebied
Onderhavige algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle professionele relaties tussen de beroepsbeoefenaar, en de cliënt. Voorafgaand aan het sluiten van de overeenkomst krijgt de cliënt van de beroepsbeoefenaar een kopie van de algemene voorwaarden. Aangezien de cliënt een exemplaar van de algemene voorwaarden heeft ontvangen, wordt hij aldus geacht de algemene voorwaarden te kennen en deze zonder voorbehoud te aanvaarden wanneer hij een beroep doet op de dienstverlening van de beroepsbeoefenaar. De algemene voorwaarden zijn van toepassing op elke opdracht, behoudens uitdrukkelijk anders bepaald in de opdrachtbrief. Elke afwijking moet door beide partijen uitdrukkelijk schriftelijk worden aanvaard.
De beroepsbeoefenaar behoudt zich het recht voor de algemene voorwaarden te wijzigen in overeenstemming met de wijzigingen in haar bedrijfsvoering, dan wel economische en/of juridische noodwendigheden. De beroepsbeoefenaar zal de gewijzigde algemene voorwaarden per e-mail of andere elektronische vorm aan de cliënt ter kennis brengen. Bij gebrek aan bezwaar binnen één maand na kennisgeving, wordt de cliënt geacht de gewijzigde algemene voorwaarden zonder voorbehoud te hebben aanvaard.
In geval van twijfel over draagwijdte en aard van de dienstverlening van de beroepsbeoefenaar, zullen de algemene voorwaarden van toepassing zijn. De algemene voorwaarden van de cliënt zijn niet van toepassing. Afwijkingen dienen uitdrukkelijk en schriftelijk door beide partijen te worden aanvaard. Daarnaast heeft, in geval van tegenstrijdigheid tussen de inhoud van onderhavige algemene voorwaarden en de opdrachtbrief, de opdrachtbrief voorrang. Overeenkomstig het gemene recht is het inroepen van de aansprakelijkheid van beroepsbeoefenaar alleen mogelijk voor opdrachten waarvan wordt aangetoond dat ze door hem zijn aanvaard.
2. Sluiten van het contract
2.1 Aanvang van de overeenkomst:
Bij gebrek aan een andersluidende bepaling in de opdrachtbrief wordt de overeenkomst gesloten en treedt deze in werking (1) ofwel op het tijdstip waarop de beroepsbeoefenaar de door de cliënt ondertekende opdrachtbrief ontvangt en op zijn beurt medeondertekent (2) ofwel op het tijdstip waarop de beroepsbeoefenaar de opdracht begint uit te voeren, op verzoek van de cliënt, wanneer die uitvoering door uitzonderlijke of dringende omstandigheden op een eerder tijdstip begint.
Indien de beroepsbeoefenaar de door de cliënt ondertekende opdrachtbrief nog niet heeft ontvangen, zijn alle professionele relaties tussen partijen onderworpen aan deze algemene voorwaarden en aan de opdrachtbrief, waarvan de bepalingen geacht worden te zijn gesloten tussen de partijen, voor zover deze contractuele documenten aan de cliënt werden bezorgd.
De overeenkomst vormt de gehele overeenkomst tussen de beroepsbeoefenaar en de cliënt met betrekking tot de opdracht, met uitsluiting van alle eerdere schriftelijke en mondelinge overeenkomsten, offertes, afspraken en mededelingen met betrekking tot het voorwerp van de opdracht. De opdracht van de beroepsbeoefenaar is beperkt tot wat in de opdrachtbrief is vermeld, maar kan op eenvoudig verzoek van de cliënt worden uitgebreid of anderszins aangepast. De beroepsbeoefenaar zal de cliënt de voorwaarden en modaliteiten van de uitbreiding of aanpassing van de opdracht zo snel mogelijk via e-mail bevestigen; behoudens schriftelijk bezwaar door de cliënt binnen zeven werkdagen na kennisgeving, wordt de inhoud van de e-mail geacht zonder voorbehoud te zijn aanvaard en als bijlage bij de opdrachtbrief gevoegd om er integraal deel van uit te maken.
De (fiscaal) accountants verbonden aan de beroepsbeoefenaar leveren hun diensten in naam en voor rekening van de beroepsbeoefenaar. Indien de cliënt een beroep doet op een (fiscaal) accountant, werkzaam bij de beroepsbeoefenaar, wordt de overeenkomst geacht gesloten te zijn tussen de cliënt en de beroepsbeoefenaar. Er ontstaat in dit geval geen contractuele relatie tussen de cliënt en een individuele (fiscaal) accountant van de beroepsbeoefenaar.
2.2 Eventuele overdracht van de overeenkomst
De overeenkomst, noch de rechten en verplichtingen die eruit voortvloeien, kunnen aan derden worden overgedragen zonder voorafgaand schriftelijk akkoord van de andere partij. De beroepsbeoefenaar is evenwel gerechtigd om de overeenkomst over te dragen aan een andere door het ITAA erkende beroepsbeoefenaar.
2.3 Splitsbaarheid van de overeenkomst
Indien één of meerdere bepalingen van de algemene voorwaarden (geheel of gedeeltelijk) nietig, ongeldig of onafdwingbaar zouden zijn, zal dit de geldigheid en afdwingbaarheid van de andere (deel)bepalingen niet aantasten. Een dergelijke nietige, ongeldige of onafdwingbare (deel)bepaling zal zo snel mogelijk vervangen worden door een bepaling die de aard en bedoeling van de oorspronkelijke bepaling zoveel als mogelijk benadert.
2.4 Verzaking
Het feit dat de beroepsbeoefenaar niet optreedt tegen de niet-naleving van enige bepaling van de overeenkomst kan niet worden beschouwd als een afstand van recht door de beroepsbeoefenaar. De beroepsbeoefenaar kan enkel schriftelijk afstand doen van enig recht onder de overeenkomst. De afstand benoemt uitdrukkelijk het recht waarvan afstand wordt gedaan en geldt enkel voor de situatie die hiertoe aanleiding heeft gegeven.
3. Beëindiging van de overeenkomst
De beroepsbeoefenaar en de cliënt kunnen te allen tijde deze overeenkomst en/of de aan de opdrachtbrief verbonden mandaten beëindigen door het sturen van een e-mail en/of aangetekende brief met inachtneming van de hierna uiteengezette modaliteiten.
De beëindiging door de cliënt kan gebeuren door de opvolger van de beroepsbeoefenaar die daartoe door de cliënt naar behoren is gemachtigd. De vervanging van de verantwoordelijke voor de uitvoering van de opdracht kan door de cliënt in geen geval worden ingeroepen als wettige grond voor beëindiging van de overeenkomst.
De beroepsbeoefenaar is in alle omstandigheden gerechtigd op de betaling van de erelonen en kosten m.b.t. de reeds verrichte werkzaamheden.
3.1 Recurrente opdrachten
3.1.1 Duur en einde van de overeenkomst
Behalve bij een andersluidende bepaling in de opdrachtbrief wordt de overeenkomst voor een recurrente opdracht geacht voor onbepaalde duur te zijn aangegaan. Beide partijen kunnen op elk ogenblik de overeenkomst beëindigen zonder motivering door middel van een opzegging die via e-mail en/of aangetekende brief ter kennis wordt gebracht.
De beroepsbeoefenaar die de overeenkomst opzegt, dient een redelijke opzeggingstermijn van maximaal één maand na te leven (d.i. in acht genomen de lopende wettelijke termijnen, en teneinde de cliënt in staat te stellen een andere accountant en/of belastingadviseur te vinden). De opzeggingstermijn vangt aan de derde dag volgend op de datum van de aangetekende opzeggingsbrief. Tijdens de opzeggingstermijn blijven de bepalingen van de overeenkomst onverkort van kracht.
In geval van opzegging door de cliënt, wordt de uitvoering van de opdracht door de beroepsbeoefenaar onmiddellijk beëindigd bij ontvangst van de aangetekende opzeggingsbrief al dan niet in elektronische vorm.
Tijdens de opzeggingsperiode blijven de bepalingen van de opdrachtbrief en deze algemene voorwaarden van kracht. Tenzij de partijen anders beslissen, heeft de beëindiging van het contract, zelfs indien een opzeggingstermijn in acht wordt genomen, de onmiddellijke stopzetting tot gevolg van de diensten van de beroepsbeoefenaar voor de voorbereiding van de jaarrekening van het boekjaar dat voorafgaat aan de beëindigingsdatum. Een afzonderlijk contract kan worden gesloten voor prestaties die na de beëindiging van de overeenkomst worden geleverd, doch die betrekking hebben op de periode waarin de overeenkomst nog van kracht was.
3.2 Niet-recurrente opdrachten
3.2.1 Duur en einde van de overeenkomst
Behoudens tegenbewijs wordt de overeenkomst met betrekking tot een niet-recurrente opdracht geacht voor een bepaalde duur te zijn gesloten.
Ze eindigt door de uitvoering van de opdracht of door levering van de overeengekomen prestaties en, indien dit van toepassing is gelet op de aard van de opdracht, door de uitvoering van de overeengekomen diensten.
De cliënt heeft op grond van artikel 1794 B.W. en desgevallend in afwijking van artikel 2004 B.W. het recht om de overeenkomst vroegtijdig te beëindigen mits hij de beroepsbeoefenaar: (1) alle kosten en erelonen betaalt die overeenstemmen met de reeds uitgevoerde werkzaamheden; (2) alles betaalt wat de beroepsbeoefenaar bij de uitvoering van de opdracht bijkomend had kunnen verdienen. Alsook een bijkomende schadevergoeding gelijk aan 30% van het ereloon met betrekking tot het niet uit te voeren of uitgevoerde deel van de opdracht.
3.3 Afhandeling
Bij het einde van de overeenkomst worden, behoudens anders overeengekomen tussen partijen, alle boeken, documenten en stukken, die toebehoren aan de cliënt ongeacht de reden van beëindiging ter beschikking gesteld van de cliënt of zijn gevolmachtigde tegen ontvangstbewijs. De beroepsbeoefenaar is gerechtigd de administratieve kosten van deze aflevering in rekening te brengen.
De erelonen met betrekking tot de geleverde prestaties (indien een forfaitair bedrag werd overeengekomen, het pro rata bedrag) alsook de gemaakte kosten blijven tot op het ogenblik van beëindiging van de overeenkomst verschuldigd door de cliënt, ongeacht of deze reeds door de beroepsbeoefenaar werden gefactureerd. De aldus verschuldigde bedragen worden onmiddellijk opeisbaar.
De beroepsbeoefenaar wijst de cliënt op de werkzaamheden en (rechts)handelingen waarvoor hij opdracht had gekregen, en die na de beëindiging dringend en noodzakelijk moeten worden gesteld ter vrijwaring van de rechten van de cliënt.
Het einde van de opdracht:
• leidt tot de intrekking van alle mandaten die zijn verleend voor de indiening van de belastingaangiftes in de personenbelasting, vennootschapsbelasting en btw-aangiftes, neerlegging van de jaarrekening of vertegenwoordiging (bv. elektronisch mandaat voor toegang tot het UBO-register, etc.)
• vereist dat de cliënt al zijn boekhoudkundige stukken van de beroepsbeoefenaar onmiddellijk terugneemt.
4. Onmiddellijke beëindiging om bepaalde reden(en)
4.1 In alle gevallen kan de beroepsbeoefenaar de overeenkomst op elk ogenblik zonder opzeggingstermijn, voorafgaande rechterlijke tussenkomst en zonder (schade)vergoeding beëindigen, indien er redenen zijn die de voortzetting van de samenwerking onmogelijk maken, zoals:
• omstandigheden die de vereiste onafhankelijkheid van de beroepsbeoefenaar in het gedrang brengen;
• omstandigheden die de uitvoering van de opdracht conform de beroeps- en deontologische normen onmogelijk maken;
• kennelijke tekortkoming(en) van de cliënt ten aanzien van zijn eigen verplichtingen en verbintenissen zoals omschreven in deze algemene voorwaarden (punt 6.2) en in de opdrachtbrief;
• In geval van WCO, insolventieprocedure, procedure van ontbinding, collectieve schuldenregeling, kennelijk onvermogen of stopzetting van de cliënt;
• wijziging in het risicoprofiel van de cliënt;
• in geval van overmacht zoals bedoeld in artikel 12.
• gebrek aan (tijdige) betaling door de cliënt zoals bedoeld in artikel 5.
De redenen die de onmiddellijke stopzetting van de overeenkomst verantwoorden, moeten aan de cliënt al dan niet elektronisch worden meegedeeld. Naargelang van de omstandigheden kan de beroepsbeoefenaar zijn beslissing laten voorafgaan door een waarschuwing, aanmaning, een aangetekend schrijven of een ingebrekestelling aan de cliënt. Wanneer de beroepsbeoefenaar de overeenkomst stopzet, wijst hij de cliënt op de rechtshandelingen die dringend en noodzakelijk moeten worden gesteld ter vrijwaring van zijn rechten, en waarvoor hij opdracht had gekregen.
4.2 In geval van faillissement van de cliënt is de overeenkomst van rechtswege ontbonden.
4.3 De cliënt kan de overeenkomst op elk moment zonder opzegging noch vergoeding beëindigen wanneer de beroepsbeoefenaar kennelijk in gebreke blijft bij het uitvoeren van zijn verplichtingen, zoals beschreven in deze algemene voorwaarden (punt 6.1) en desgevallend in de opdrachtbrief.
In ieder geval moet de cliënt zijn beslissing laten voorafgaan door een schriftelijke ingebrekestelling aan de beroepsbeoefenaar.
4.4 Andere gevallen waarin de overeenkomst kan beëindigd worden
Elke partij kan de overeenkomst, met een schriftelijke en aangetekende kennisgeving en met onmiddellijke ingang ontbinden, indien een andere partij niet in staat is om haar schulden te betalen of een voorlopige of gerechtelijke bewindvoerder of vereffenaar heeft aangewezen gekregen.
5. Opschorting van de uitvoering van de verbintenissen
In geval van niet-nakoming, van niet-correcte of niet-tijdige uitvoering door de cliënt van een of meerdere van zijn verplichtingen, bijvoorbeeld bij niet-betaling van de erelonen of voorschot(ten) overeenkomstig artikel 7, is de beroepsbeoefenaar gerechtigd om zonder rechterlijke tussenkomst de uitvoering van zijn verplichtingen op te schorten of uit te stellen tot de cliënt aan zijn verplichtingen heeft voldaan. De beroepsbeoefenaar licht de cliënt hierover per e-mail ofwel schriftelijk in.
Indien er na de aanvang van de schorsing of het uitstel van uitvoering, dringende en noodzakelijke werkzaamheden moeten worden verricht ter vrijwaring van de rechten van de cliënt, en waarvoor de beroepsbeoefenaar opdracht had gekregen, wijst hij de cliënt hierop.
Alle kosten en lasten (met inbegrip van geldboetes en vergoedingen) die voortvloeien uit de schorsing of het uitstel zijn ten laste van de cliënt. De beroepsbeoefenaar is eveneens in alle omstandigheden gerechtigd op de betaling van de erelonen en kosten m.b.t. de reeds verrichte werkzaamheden.
6. Rechten en verplichtingen van de partijen
6.1 Rechten en verplichtingen van de beroepsbeoefenaar
De beroepsbeoefenaar voert de hem toevertrouwde opdrachten in volledige onafhankelijkheid, zorgvuldig en met de nodige professionaliteit en toewijding uit. De beroepsbeoefenaar zal alle redelijke inspanningen leveren om de opdrachten uit te voeren zoals een normaal en voorzichtig accountant, respectievelijk belastingadviseur geplaatst in dezelfde omstandigheden zou doen, rekening houdend met de wet, de urgentie en complexiteit van de opdracht, de zorgvuldigheid van de cliënt in de samenwerking en andere gegeven omstandigheden.
Behoudens anders bepaald in de wet, gaat de beroepsbeoefenaar geen resultaatsverbintenis aan, en is de uitvoering van de opdracht een inspanningsverbintenis (middelenverbintenis) die de beroepsbeoefenaar ten opzichte van zijn cliënt aangaat.
De beroepsbeoefenaar is ertoe gehouden de wettelijke en reglementaire termijnen te eerbiedigen, op voorwaarde dat de cliënt haar tijdig alle noodzakelijke inlichtingen en documenten bezorgt. Bij laattijdigheid van de cliënt kan de beroepsbeoefenaar op geen enkele wijze aansprakelijk gesteld worden voor boetes, bijslagen en interesten die kunnen voortvloeien uit deze laattijdigheid.
De beroepsbeoefenaar waakt erover dat de diensten worden geleverd volgens de deontologische en andere beroepsnormen van het ITAA en rekening houdend met de relevante wetgeving en regelgeving die van kracht zijn op het tijdstip van de uitvoering van de overeenkomst.
De uitvoering van de opdracht is – behoudens andersluidend beding in de opdrachtbrief – niet specifiek gericht op en is de beroepsbeoefenaar aldus niet verplicht tot:
• het ontdekken van eventuele fraude, valse verklaringen, vergissingen en inbreuken op de wet;
• controle van de juistheid, volledigheid en betrouwbaarheid van de informatie die de cliënt of diens aangestelde(n) hem meedelen, evenmin de betrouwbaarheid van de akten, contracten, inventarissen, facturen en bewijsstukken van alle aard, die hem door de cliënt of diens aangestelde(n) worden toevertrouwd of voorgelegd als zijnde bewijskrachtige stukken of als stukken die als dusdanig moeten dienen. In die zin waarborgt de beroepsbeoefenaar niet de juistheid van de gegevens opgenomen in de jaarrekeningen en/of fiscale aangiften die gesteund zijn op deze informatie. Indien de beroepsbeoefenaar expliciet wordt gelast met de controle van de boekhouding, behelst deze een steekproefsgewijs nazicht en niet een systematisch nazicht van alle geschriften en verantwoordingsstukken. De beroepsbeoefenaar zal de vergissingen op het vlak van BTW in dat geval aan de cliënt rapporteren. De afwezigheid van opmerkingen vanwege de beroepsbeoefenaar waarborgt evenwel niet de regelmatigheid noch de juistheid van de door de cliënt opgestelde documenten of gedane verrichtingen.
In overeenstemming met artikel 33 van de Wet d.d. 22 april 1999 met betrekking tot de boekhoudkundige en fiscale beroepen, heeft de beroepsbeoefenaar haar burgerlijke beroepsaansprakelijkheid laten verzekeren met een polis die is goedgekeurd door de Raad van het ITAA.
De cliënt aanvaardt dat de beroepsbeoefenaar zich mag laten bijstaan door medewerkers of deskundigen van haar keuze en de uit de overeenkomst voortvloeiende opdrachten geheel of gedeeltelijk laten uitvoeren door (een) aangestelde(n), medewerker(s) of deskundige(n).
De beroepsbeoefenaar, evenals haar gevolmachtigde(n), medewerker(s), aangestelde(n) of deskundige(n) zijn tot het beroepsgeheim gehouden, onder voorbehoud evenwel van toepassing van de bepalingen van de Witwaspreventiewet tot voorkoming van het gebruik van het financiële stelsel voor het witwassen van geld en de financiering van terrorisme. Zij zullen de instructies en alle informatie die zij in de loop van de uitvoering van de overeenkomst ontvangen confidentieel houden. Niettemin mogen zij confidentiële informatie voor zover noodzakelijk doorgeven aan andere partijen (bv. advocaten, accountants, belastingadviseurs, etc.) die in het dossier van de cliënt werken.
6.2. Rechten en verplichtingen van de cliënt
Met betrekking tot de opdracht die aan de beroepsbeoefenaar wordt toevertrouwd, verbindt de cliënt zich ertoe om spontaan en gedurende de hele duur van de overeenkomst aan de beroepsbeoefenaar zijn medewerking te verlenen, met inbegrip van het tijdig en op volledige, gedetailleerde, accurate en niet-misleidende wijze verstrekken van alle documenten, informatie en toelichtingen noodzakelijk voor de uitvoering van de opdracht. De cliënt dient de beroepsbeoefenaar onverwijld te informeren over elke wijziging in de door hem verstrekte informatie, alsook elke verandering binnen zijn uiteindelijke begunstigden.
Bovendien verbindt de cliënt zich er onder meer toe om:
• de werkzaamheden die hem desgevallend overeenkomstig de opdrachtbrief zijn toegewezen uit te voeren;
• de beroepsbeoefenaar tijdig alle gegevens, gebeurtenissen of ontwikkelingen te melden die de uitvoering van de opdracht kunnen beïnvloeden;
• de beroepsbeoefenaar alle correcte, nauwkeurige en geactualiseerde informatie en elke latere wijziging ervan die een eventuele aanpassing van de opdracht van de beroepsbeoefenaar impliceert, te bezorgen, meer bepaald en zonder volledig te zijn, met betrekking tot een aanzienlijke wijziging van zijn financiële situatie, zijn geldmiddelen, bestuurders en andere lasthebbers, uiteindelijke begunstigden, en dit uiterlijk binnen de 15 dagen na de kennisname van deze informatie of na de wijziging ervan door de cliënt;
• schriftelijk te bevestigen dat de bezorgde documenten, inlichtingen en toelichtingen juist en volledig zijn, als de beroepsbeoefenaar hem dat vraagt;
• te controleren of de documenten, verslagen, verklaringen en overzichten die door de beroepsbeoefenaar worden opgemaakt, overeenstemmen met zijn verwachtingen en met de door hem bezorgde inlichtingen, en als dat niet zo is, dit onmiddellijk aan de beroepsbeoefenaar te melden en dit op het eerste verzoek van de beroepsbeoefenaar.
Als hij dit niet doet, is de beroepsbeoefenaar vrijgesteld van aansprakelijkheid voor de niet-naleving van de termijnen die door de wetten, reglementen en akkoorden worden opgelegd voor de uitvoering van de fiscale, sociale of andere formaliteiten die onder zijn opdracht zouden vallen.
Indien de cliënt informatie van derden gebruikt of aan de beroepsbeoefenaar verstrekt, zal de cliënt er op toezien dat hij hiertoe voorafgaandelijk de toelating heeft bekomen. De cliënt is verantwoordelijk voor de relaties met deze derden, waaronder de betaling van hun ereloon en kosten. De beroepsbeoefenaar is in geen geval aansprakelijk voor de onjuistheid, onvolledigheid en/of onbetrouwbaarheid van de verstrekte informatie afkomstig van derden.
Tot slot verbindt de cliënt zich ertoe de beroepsbeoefenaar onverwijld op de hoogte te brengen van gewichtige en overeenstemmende feiten die de continuïteit van de onderneming van de cliënt in het gedrang kunnen brengen. Bijvoorbeeld maar niet beperkt tot: elke wanbetaling, vanaf de eerste achterstallige betaling te melden vanaf de eerste overschrijding van de vervaldag ten aanzien van gelijk welke fiscale, sociale administratie of gelijk welke andere schuldeiser, schulden inzake sociale zekerheid (o.a. achterstallige kwartaalbijdragen, dagvaarding RSZ), fiscale schulden (o.a. btw, personenbelastingen, bedrijfsvoorheffing), bij een bewarend of uitvoerend beslag, niet of laattijdige neerlegging van de jaarrekening(en), bij een verstekvonnis of vonnis op tegenspraak waarin de verschuldigde hoofdsom door de cliënt niet wordt betwist, negatieve cashflows, kredietweigering door leveranciers, ambtshalve schrapping in de KBO, aanzienlijk bedrijfsverlies, en/of netto-actief lager dan de helft van het maatschappelijk kapitaal. De cliënt aanvaardt dat de beroepsbeoefenaar in dit verband geen actieve onderzoeksopdracht heeft, en in voorkomend geval niet aansprakelijk kan worden gesteld.
6.3 Verbod op afwerving
De cliënt verbindt er zich uitdrukkelijk toe om, tijdens de hele duur van de overeenkomst en tijdens een periode van 12 maanden na de beëindiging ervan, ongeacht de reden van beëindiging, geen personeelslid of zelfstandige medewerker van de beroepsbeoefenaar, betrokken bij de uitvoering van de overeenkomst, rechtstreeks of onrechtstreeks in dienst te nemen of hem/haar rechtstreeks of onrechtstreeks (bijvoorbeeld via een rechtspersoon) werkzaamheden te laten uitvoeren buiten het kader van een overeenkomst tussen de cliënt en de beroepsbeoefenaar, behoudens voorafgaandelijk schriftelijk akkoord van de beroepsbeoefenaar. Elke overtreding van dit verbod zal aanleiding geven tot een eenmalige forfaitaire schadevergoeding gelijk aan de totale brutoloon vergoeding (excl. patronale lasten) van per betrokken medewerker gedurende een periode van twaalf maanden voorafgaand aan de afwerving, dit onverminderd het recht van de beroepsbeoefenaar om een hogere vergoeding te vragen indien deze forfaitaire schadevergoeding niet alle schade dekt.
7. Erelonen
7.1 Vaststelling van de erelonen en kosten
Erelonen en kosten worden berekend exclusief belastingen en heffingen. De cliënt betaalt alle belastingen en heffingen waartoe hij wettelijk gehouden is.
7.1.1 Erelonen
De erelonen van de beroepsbeoefenaar worden berekend op basis van het aantal gepresteerde uren door haar vennoten, bestuurders, bedienden en lasthebbers vermenigvuldigd met de overeengekomen uurtarieven, dan wel op forfaitaire basis. Het ereloon kan verschillen al naargelang de mate van verantwoordelijkheid van de bij de opdracht betrokken medewerker(s), hun ervaring of anciënniteit en de aard, het belang en complexiteit alsook het volume en reikwijdte van de opdracht zoals beschreven in 1.2, maar ook in functie van de moeilijkheidsgraad van het dossier. Bovendien kan het statuut van elke medewerker doorheen de tijd evolueren; alsdan kan het uurtarief voor een bepaalde medewerker doorheen de duur van de overeenkomst evolueren. Het ereloon kan ook verschillen al naargelang de vereiste niveaus van bekwaamheid en verantwoordelijkheid. De partijen komen overeen dat, indien een van deze factoren in de toekomst zou veranderen, de erelonen daaraan zullen worden aangepast.
De uurtarieven kunnen jaarlijks worden aangepast conform de gezondheidsindex, als volgt: nieuw uurtarief = (vorig uurtarief x nieuwe index)/basisindex. Als basisindex geldt het indexcijfer van de maand waarin de overeenkomst in werking is getreden. Het forfaitaire ereloon kan worden aangepast, desgevallend mits naleving van de door de wet voorziene procedure, indien bij de uitvoering van de opdracht blijkt dat de feitelijke omstandigheden afwijken van de bij de initiële vaststelling gemaakte veronderstellingen of indien zich omstandigheden voordoen waarover de beroepsbeoefenaar geen controle heeft en waardoor bijkomende prestaties vereist zijn.
De erelonen zijn verschuldigd naarmate de werkzaamheden ten behoeve van de cliënt worden verricht, ook al is de opdracht niet noodzakelijk beëindigd.
7.1.2 Kosten
Onverminderd het ereloon heeft de beroepsbeoefenaar de mogelijkheid om volgende kosten in rekening te brengen:
• dossier-specifieke kosten zoals verzendkosten, administratie- en secretariaatskosten, verplaatsingskosten, wettelijke boeken, kosten van bewaring etc. mogen worden aangerekend volgens de toepasselijke tarieven, die op eenvoudig verzoek kunnen worden geraadpleegd;
• voorgeschoten kosten: indien de beroepsbeoefenaar ten behoeve van de cliënt erelonen of kosten betaalt aan derden (o.m. publicatiekosten bij de Nationale Bank), dan dient de cliënt de betaalde bedragen aan de beroepsbeoefenaar terug te betalen; deze voorgeschoten kosten zullen afzonderlijk op de factuur tegen kostprijs worden vermeld.
• kosten voor IT-gerelateerde programma’s en toepassingen.
• alle andere rechtstreekse bij derden gecontracteerde kosten die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de opdracht, zijn niet begrepen in de erelonen en zullen bijkomend aan de erelonen toegevoegd en gefactureerd worden. Op verzoek van de cliënt zal de beroepsbeoefenaar het bewijs van de voor rekening van de cliënt gemaakte kosten voorleggen.
Bovendien behoudt de beroepsbeoefenaar zich het recht voor om de boekhoudstukken naar de cliënt terug te sturen via een koerier of aangetekend schrijven met ontvangstbewijs, op exclusieve kosten en onder de uitsluitende verantwoordelijkheid van de cliënt die zijn documenten niet ophaalt ondanks voorafgaande kennisgeving door de beroepsbeoefenaar al dan niet per elektronische weg (e-mail). Andere kosten en/of uitgaven die ten behoeve van de cliënt worden gemaakt, worden tegen kostprijs in rekening gebracht.
De beroepsbeoefenaar kan specifieke kosten, zoals verplaatsingskosten conform de gangbare tarieven van de ambtenaren (per kilometer) in rekening brengen.
7.2 Facturatie – betalingsvoorwaarden
Het ereloon, de kosten en voorschotten worden gefactureerd conform de in de opdrachtbrief bepaalde periodiciteit. Bij gebreke hieraan, zullen het ereloon, de kosten en voorschotten op maandelijkse basis worden gefactureerd naarmate de opdracht wordt uitgevoerd, ook al is de opdracht nog niet beëindigd.
Facturen en/of ereloonnota’s zijn betaalbaar binnen 30 kalenderdagen na de facturatiedatum en dit op de bankrekening van de beroepsbeoefenaar: BNP Paribas Fortis IBAN BE40 2800 4737 7463 BIC GEBABEBB.
Bij laattijdige of niet-betaling van een factuur op de vervaldag, zullen vanaf de volgende dag van rechtswege en zonder dat een ingebrekestelling is vereist, verschuldigd zijn:
• nalatigheidsintresten tegen het tarief dat is vastgesteld in artikel 5 van de wet van 2 augustus 2002 betreffende de bestrijding van de betalingsachterstand bij handelstransacties;
• conventionele forfaitaire schadevergoeding waarvan het bedrag wordt vastgesteld op 10% van de onbetaalde bedragen, met een minimum van 250,00 EUR, en per ingebrekestelling een kostenvergoeding van 35,00 EUR, onverminderd het recht van de beroepsbeoefenaar om een hogere vergoeding te vorderen mits bewijs van hogere werkelijk geleden schade.
Daarnaast worden, in voorkomend geval, alle andere nog niet vervallen schuldvorderingen op de cliënt van rechtswege, zonder voorafgaande ingebrekestelling en zonder rekening te moeten houden met eventueel toegestane afbetalingsvoorwaarden, onmiddellijk opeisbaar.
In geval van niet-betaling van onbetwiste bedragen, is de beroepsbeoefenaar gerechtigd om naar eigen inzicht (1) de nakoming van één of meerdere van haar verplichtingen conform artikel 5 op te schorten totdat de cliënt volledig aan zijn betalingsverplichting heeft voldaan of (2) de overeenkomst conform artikel 4 onmiddellijk te beëindigen. De beroepsbeoefenaar is niet aansprakelijk voor eventuele schade die zou voortvloeien uit de opschorting van de uitvoering van de opdracht, dan wel de beëindiging van de overeenkomst.
7.3 Voorschotten
De beroepsbeoefenaar kan een of meerdere voorschotten vragen. Deze voorschotten worden in de definitieve kosten- en erelonenstaat verrekend. De beroepsbeoefenaar behoudt zich eveneens het recht om met de prestaties pas te starten op het ogenblik dat een gefactureerd voorschot betaald werd door de cliënt.
7.4 Betwisting van kosten- en erelonenstaat
De beroepsbeoefenaar staat onder toezicht van het ITAA en zijn onderworpen aan de wet en deontologie van toepassing op accountants en belastingadviseurs. Betwistingen met betrekking tot erelonen en kosten kunnen worden voorgelegd aan de arbitragecommissie bij het ITAA.
Alle betwistingen van kosten en erelonen dienen binnen de 15 kalenderdagen na facturatiedatum gemotiveerd geformuleerd te worden aan de beroepsbeoefenaar. Indien geen (tijdige) betwisting de beroepsbeoefenaar bereikt, wordt verondersteld dat de cliënt akkoord gaat met de gefactureerde diensten en wordt de factuur geacht te zijn aanvaard. In dit geval wordt de schuldvordering als definitief beschouwd en is het bedrag ervan onbetwistbaar verschuldigd.
De factuur wordt, behoudens tegenbewijs, geacht ontvangen te zijn ten laatste 3 kalenderdagen na de factuurdatum.
8. Aansprakelijkheid van de beroepsbeoefenaar
8.1 Beperking van aansprakelijkheid
De beroepsbeoefenaar kan slechts aansprakelijk worden gesteld bij bewijs van zware fout of zware nalatigheid, in geval van opzet of bij niet-uitvoering van een verbintenis die één van de voornaamste prestaties van de opdracht vormt. De beroepsbeoefenaar kan geenszins aansprakelijk worden gesteld voor veranderingen in wetten en andere vormen van regelgeving welke plaatsvinden na het uitvoeren van een opdracht en welke een invloed hebben op de juistheid – desgevallend met terugwerkende kracht – van de inhoud van de uitgevoerde opdracht. Bovendien kan de beroepsbeoefenaar niet aansprakelijk worden gesteld voor de beroepsfouten en vergissingen die vóór de inwerkingtreding van de opdrachtbrief door eender wie zouden zijn begaan. De beroepsbeoefenaar wordt eveneens niet geacht om kennis te hebben van informatie uit andere opdrachten. Tot slot kan de beroepsbeoefenaar overeenkomstig het gemene recht alleen aansprakelijk worden gesteld voor opdrachten waarvan wordt aangetoond dat ze door hem zijn aanvaard. Aan de beroepsbeoefenaar en aan de cliënt wordt ook gevraagd om elkaar, en zoveel mogelijk schriftelijk, hun bezwaren, opmerkingen, aanbevelingen en adviezen te bezorgen.
Onverminderd elders in de overeenkomst bepaald en voor zover toegestaan door de wet, is de beroepsbeoefenaar (incl. haar medewerkers) eveneens niet aansprakelijk voor (1) indirecte schade voortvloeiend uit of in verband met de uitvoering van de overeenkomst zoals, maar niet beperkt tot financiële en commerciële verliezen, gederfde winst, verhoging van kosten, verlies van marktaandeel, kapitaal, cliënteel, commerciële opportuniteiten, verwachte besparingen of voordelen, reputatieschade etc. en (2) enig verlies of schade ontstaan ingevolge overmacht. De aansprakelijkheid van de beroepsbeoefenaar (incl. haar medewerkers) is beperkt tot het herstellen van voorzienbare, rechtstreekse en persoonlijke schade.
De beroepsbeoefenaar is enkel gebonden door schriftelijk verstrekte verslagen, rapporten, adviezen en andere documenten die definitief zijn en ondertekend werden door een daartoe gemachtigde medewerker. De cliënt kan zich niet baseren op mondelinge, tussentijdse of ontwerpverslagen, -rapporten, -adviezen of andere documenten in welke vorm dan ook; in geen geval draagt de beroepsbeoefenaar enige verantwoordelijkheid voor de inhoud of het gebruik van dergelijke documenten.
De beroepsbeoefenaar is in het kader van de uitvoering van de opdracht niet verplicht verslagen, rapporten, adviezen en andere documenten die de beroepsbeoefenaar aan de cliënt heeft overgemaakt, te actualiseren naar aanleiding van (1) een wijziging in de wet, (2) een wijziging in de voorhanden zijnde informatie, dan wel (3) gebeurtenissen die plaatsvonden na beëindiging van de opdracht. De beroepsbeoefenaar is dan ook niet aansprakelijk voor het ingevolge hiervan niet langer geldig, nuttig of actueel zijn van documenten.
Alle verslagen, rapporten, adviezen en andere documenten (al dan niet in ontwerpvorm) die de beroepsbeoefenaar aan de cliënt overmaakt, zijn uitsluitend bestemd ten voordele van en tot gebruik door de cliënt en dit voor het doel omschreven in de opdrachtbrief. Behoudens anders bepaald in de wet, mogen de verslagen, rapporten, adviezen en andere documenten van de beroepsbeoefenaar niet worden overgemaakt aan derden of anderzijds worden verspreid, noch worden gebruikt voor enig ander doel, zonder de voorafgaande, schriftelijke toestemming van de beroepsbeoefenaar. Desgevallend kan de beroepsbeoefenaar haar toestemming tot het gebruik door derden of de verspreiding afhankelijk maken van beperkingen of voorwaarden. De beroepsbeoefenaar is in geen geval aansprakelijk ten aanzien van derden die hun vertrouwen zouden stellen in het ongeoorloofd gebruik van deze documenten.
8.2 Verantwoordelijkheid cliënt voor eigen bedrijfsvoering
De cliënt is als enige verantwoordelijk voor de bescherming van zijn belangen en vermogen, en staat derhalve ten allen tijde in voor het onderzoek en de verificatie van o.m. (doch niet beperkt tot) de haalbaarheid en deugdelijkheid van beoogde (trans)acties, de intenties van betrokken partijen, de accuraatheid van financiële rekeningen, etc. In het bijzonder dient de cliënt ten allen tijde toe te zien op het voorkomen en opsporen van fraude, vergissingen en inbreuken op de wet. De beroepsbeoefenaar is in geen geval aansprakelijk voor enige schade die voortvloeit of in verband staat met frauduleuze of nalatige handelingen of verzuim, valse verklaringen of inbreuken op de wet in hoofde van de cliënt of van de met de cliënt verbonden entiteiten, hun vennoten, bestuurders, werknemers, aangestelden, zelfstandige medewerkers of andere lasthebbers, medecontractanten of derden.
De door de beroepsbeoefenaar in uitvoering van een opdracht verstrekte verslagen, rapporten, adviezen en andere documenten vormen niet het enige element waarmee de cliënt rekening zal houden bij de beslissing(en) die hij neemt. De cliënt blijft als enige verantwoordelijk voor de beslissingen die hij neemt in het kader van zijn bedrijfsvoering.
8.3 Verzekering van de beroepsbeoefenaar
De beroepsbeoefenaar heeft zijn burgerlijke beroepsaansprakelijkheid laten dekken door een verzekering die werd goedgekeurd door de Raad van het ITAA in overeenstemming met de wet.
De totale aansprakelijkheid van de beroepsbeoefenaar, ongeacht de juridische grondslag, is beperkt tot de bedragen die door zijn beroepsverzekering worden gedekt. De cliënt aanvaardt derhalve expliciet dat de vergoeding voor enige geleden schade beperkt is tot het bedrag dat effectief wordt gedekt en uitbetaald door deze verzekering, alsook beperkt wordt door de door deze verzekering voorziene uitsluiting van dekking, behalve in geval van een fout begaan met bedrieglijk opzet of met het oogmerk te schaden door de beroepsbeoefenaar of bij de uitvoering van bijzondere opdrachten die door de wet zijn voorbehouden aan bedrijfsrevisoren en gecertificeerde accountants. De cliënt doet hierbij uitdrukkelijk afstand van ieder recht op schadevergoeding voor het bedrag dat het door deze verzekering gedekte en uitbetaalde bedrag overtreft. Indien, om welke reden dan ook, de aansprakelijkheidsverzekeraar niet tot uitkering overgaat, is alle aansprakelijkheid beperkt tot vijfmaal het bedrag van het voor de uitvoering van de opdracht gefactureerde erelonen. Indien het een recurrente opdracht betreft, wordt deze coëfficiënt toegepast op het bedrag van de erelonen dat aan de cliënt werden gefactureerd gedurende de twaalf maanden die aan het schade verwekkende feit voorafgaan, of vanaf het begin van de uitvoering van de opdracht indien deze periode korter is dan één jaar.
Wanneer twee of meerdere schadegevallen het gevolg blijken te zijn van dezelfde fout, zullen ze worden geacht één enkel geval van aansprakelijkheid te vormen en de aansprakelijkheid zal bijgevolg beperkt zijn tot het hoogste aansprakelijkheidsbedrag van de bedragen die van toepassing zijn op de betrokken opdrachten of overeenkomsten. Behoudens andersluidende dwingende wettelijke bepaling geeft schade die voortvloeit uit (1) een verlies van winst, goodwill, commerciële opportuniteiten of verwachte kostenbesparingen of voordelen, (2) een verlies of misbruik van gegevens of (3) een indirect verlies of gevolgschade geen aanleiding tot vergoeding.
Deze beperkingen zijn eveneens van toepassing op alle aanspraken uit hoofde van de uitvoering van de opdracht, die gericht zouden worden tegen alle personen, vennoten, bestuurders en/of zelfstandige medewerkers, die de hoedanigheid van verzekerde hebben in de zin van desbetreffende verzekeringscontract.
9. Plaats van uitvoering van de opdracht en bewaring van de stukken
De stukken, boeken en documenten mogen worden verplaatst. De beroepsbeoefenaar mag ze bijhouden voor de tijd die nodig is om zijn opdracht(en) uit te voeren. De cliënt heeft altijd het recht om ze te raadplegen, ofwel persoonlijk ofwel via (een) aangestelde(n) of gevolmachtigde(n), mandataris(sen) die in het bezit zijn van een schriftelijke volmacht, op voorwaarde dat deze stukken, boeken en documenten eigendom zijn van de cliënt. Inzage zal worden verleend in samenspraak met de beroepsbeoefenaar en dit tijdens de kantooruren.
De cliënt verbindt er zich toe zijn stukken op verzoek van de beroepsbeoefenaar op te halen. Het risico van gedeeltelijk of volledig verlies, onbruikbaar worden of beschadiging van de stukken gaat over op cliënt op de datum waarop de stukken ter beschikking staan van cliënt, ongeacht het feit of de cliënt de stukken al dan niet heeft afgehaald of in ontvangst heeft genomen. In voorkomend geval kan de beroepsbeoefenaar niet aansprakelijk worden gesteld voor het verlies, de onbruikbaarheid of de beschadiging van de stukken.
Het is de verantwoordelijkheid van de cliënt om de boekhoudstukken en- documenten te bewaren gedurende de door de wet voorziene bewaartermijn.
10. Beroepsgeheim en witwassen
De beroepsbeoefenaar, evenals zijn gevolmachtigden of werknemers, moeten in het kader van de hen toevertrouwde opdrachten het beroepsgeheim naleven overeenkomstig de toepasselijke wetgeving. Bij wijze van uitzondering ontheft de wetgeving tot voorkoming van het gebruik van het financiële stelsel voor het witwassen van geld en de financiering van terrorisme de beroepsbeoefenaar van zijn beroepsgeheim. De beroepsbeoefenaar heeft, niettegenstaande het beroepsgeheim, in deze omstandigheden een meldingsplicht aan de Cel voor Financiële Informatieverwerking (CFI).
De cliënt bevestigt dat hij op de hoogte is van het feit dat de beroepsbeoefenaar onderworpen is aan de wetgeving tot voorkoming van het gebruik van het financiële stelsel voor het witwassen van geld en de financiering van terrorisme krachtens de nationale en Europese Antiwitwaswetgeving en verbindt zich ertoe hem onmiddellijk alle in het kader van die wetgeving vereiste informatie en/of documenten te bezorgen en om haar tijdig te informeren nopens elke wijziging met betrekking tot die informatie en documenten.
De cliënt is eveneens op de hoogte dat de beroepsbeoefenaar ertoe gehouden is haar cliënten en hun begunstigde rechthebbenden te identificeren en bepaalde informatie over zijn bestuurders en andere lasthebbers, uiteindelijke begunstigden, handelstransacties en zakelijke relaties te verifiëren. Desgevallend dient de beroepsbeoefenaar de herkomst van de gelden of vermogensbestanddelen te bevragen.
11. Elektronisch communiceren van gegevens
De cliënt verbindt er zich toe de beroepsbeoefenaar accurate contactgegevens te verstrekken, en de beroepsbeoefenaar onmiddellijk in te lichten omtrent elke wijziging hiervan. De cliënt zal er ten allen tijde op toezien dat de opgegeven communicatiemiddelen blijven functioneren en voldoende garanties bieden op het vlak van veiligheid en confidentialiteit.
Gedurende de verlening van de diensten, kunnen de partijen elektronisch met elkaar communiceren. Dit zowel via e-mail maar ook via sociale media zoals Facebook, Instagram, WhatsApp, Messenger, etc. Het is echter onmogelijk te garanderen dat het elektronisch overmaken van gegevens volledig veilig, zonder virus of zonder vergissing kan gebeuren, waardoor dergelijke transmissies van gegevens kunnen worden onderschept, vervalst, vernield, doorgegeven, vertraagd, verloren gaan, of onbruikbaar gemaakt. De partijen erkennen hierbij dat geen enkel systeem of geen enkele procedure dergelijke risico’s volledig kan uitsluiten. De cliënt aanvaardt eveneens dat e-mails niet geëncrypteerd worden verzonden.
Hierbij bevestigen de partijen dat ze die risico’s aanvaarden, het gebruik van elektronische communicatie, ook via sociale media, geldig toelaten en overeenkomen om alle beschikbare en passende middelen te gebruiken om de meest verspreide virussen op te sporen alvorens informatie langs elektronische weg door te zenden. Elke partij zal verantwoordelijk zijn voor de bescherming van haar eigen systemen en belangen met betrekking tot de elektronische communicatie en geen enkele partij zal aansprakelijk worden gesteld, ongeacht de wijze of vorm, voor enig verlies, voor enige vergissing of verzuim, die het gevolg is van of verband houdt met het gebruik van elektronische communicatie tussen de partijen.
12. Overmacht
De beroepsbeoefenaar is van rechtswege bevrijd en niet gehouden tot nakoming van enige verbintenis tegenover de cliënt in geval van overmacht. Onder overmacht wordt verstaan de situatie waarin de uitvoering van de overeenkomst door de beroepsbeoefenaar geheel of gedeeltelijk, al dan niet tijdelijk, verhinderd wordt door omstandigheden buiten de wil van de beroepsbeoefenaar, zelfs al was deze omstandigheid ten tijde van de totstandkoming van de overeenkomst al te voorzien. De volgende gevallen worden alleszins als overmacht beschouwd: diefstal, staking of lock-out, brand of explosie, oproer, oorlog, ernstige politieke onrust, epidemie, pandemie, natuurrampen, slechte weersomstandigheden, overstroming, hoog ziekteverzuim, elektrische-, informatica-, internet- of telecommunicatiestoringen, machinebreuk of andere bedrijfsstoornissen, en alle externe oorzaken, voorzien of niet voorzien, waarop de beroepsbeoefenaar geen invloed kan uitoefenen. Verder ook nog alle beslissingen of interventies van overheidswege (met inbegrip van weigering of annulering van een vergunning of een licentie), brandstoftekorten en fouten of vertragingen te wijten aan derden.
Indien de beroepsbeoefenaar zich op overmacht beroept, is zij niet verplicht om het ontoerekenbare of onvoorziene karakter van de omstandigheid die overmacht uitmaakt te bewijzen. In geval van overmacht worden de verplichtingen van de beroepsbeoefenaar opgeschort. In geval de overmacht langer dan twee maanden zou duren, is de beroepsbeoefenaar gerechtigd om de overeenkomst zonder tussenkomst van de rechter te ontbinden, zonder dat de beroepsbeoefenaar tot betaling van enige vergoeding aan de cliënt kan worden gehouden.
13. Intellectuele eigendomsrechten
Alle intellectuele eigendomsrechten op documenten en bestanden, zowel in papieren als in elektronische vorm en afgeleide rechten blijven behouden door de beroepsbeoefenaar. Onder deze intellectuele eigendomsrechten worden verstaan, doch niet beperkend: auteurs-, merk-, tekeningen- en modellenrechten en/of andere (intellectuele eigendoms-) rechten, waaronder al dan niet octrooieerbare technische en/of commerciële knowhow, adviezen, methoden en concepten.
De inhoud van de website, afbeeldingen, logo’s, tekeningen, foto’s, data, productnamen, teksten, enz. zijn beschermd door het auteursrecht en andere (intellectuele) eigendomsrechten en verdragsbepalingen.
14. Betwistingen
Alle betwistingen met betrekking tot de uitvoering van de opdracht moeten bij aangetekend schrijven aan de beroepsbeoefenaar worden meegedeeld binnen vijftien kalenderdagen na verzenddatum van de documenten of de informatie die de cliënt betwist, dan wel na kennisname van het gebrek waarvan de cliënt aantoont dat hij het redelijkerwijze niet eerder kon kennisnemen. Betwistingen schorten evenwel de betalingsverplichting van de cliënt niet op. In geval van een terechte betwisting, kan de beroepsbeoefenaar discretionair in een gepaste remediëring voorzien (zoals, doch niet beperkt tot, een vermindering van het ereloon of het opnieuw uitvoeren van de opdracht – geheel of gedeeltelijk – zonder meerkost). Iedere aanspraak van de cliënt lastens de beroepsbeoefenaar vervalt in ieder geval indien deze niet aanhangig is gemaakt bij de bevoegde rechtbank binnen een termijn van één jaar vanaf het moment dat de cliënt kennis nam of redelijkerwijs kennis had moeten namen van het feit of de feiten waarop hij zijn aanspraak baseert.
15. Verwerking van persoonsgegevens (privacy)
15.1 Draagwijdte en doeleinden
In verband met en voor de uitvoering van de diensten krachtens een overeenkomst die de cliënt met de beroepsbeoefenaar heeft afgesloten, draagt de cliënt persoonsgegevens over aan de beroepsbeoefenaar en machtigt hij en geeft hij instructies aan de beroepsbeoefenaar om zijn persoonsgegevens te verwerken in overeenstemming met de bepalingen van deze overeenkomst.
Onder ‘persoonsgegevens’ wordt verstaan: alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon die door de beroepsbeoefenaar wordt verkregen. Als identificeerbaar natuurlijk persoon wordt beschouwd, een natuurlijk persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd aan de hand van een identificator zoals een naam, locatiegegevens, een online identificator of een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon.
De persoonsgegevens kunnen verwerkt worden met als doel de diensten onder de overeenkomst te kunnen leveren, met inbegrip van volgende doelen:
• personeelsadministratie, cliëntenbeheer en -administratie, leveranciersbeheer en –administratie;
• voldoen aan sociale en fiscale wet- en regelgeving;
• beheer van competenties en opleidingen;
• beheer van persoonlijke ontwikkeling en evaluatie van medewerkers;
• het voeren van wettelijk verplichte boekhouding, waaronder begrepen maar niet uitsluitend de afsluit van een vennootschap / eenmanszaak; het indienen aangiftes conform de btw-wetgeving; het opstellen van fiches; het indienen van aangiften inkomstenbelasting of roerende voorheffing; het opstellen van tussentijdse balansen;
• advies inzake wetgeving, financiële (met uitzondering van beleggingsadvies), fiscale of administratieve aangelegenheden;
• opstellen van overeenkomsten, verslagen en publicaties;
• bijstand bij fiscale controles;
• ad hoc adviesverlening op afroep;
• het naleven van de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming en de vereisten betreffende informatiebeveiliging;
• nakijken van solvabiliteit;
• elke andere categorie van doelen voor de verwerking van persoonsgegevens zoals overeengekomen tussen de partijen in de betreffende overeenkomst, de opdrachtbrief of elk ander document bij de overeenkomst.
De door de cliënt opgegeven informatie is noodzakelijk voor het voltooien van de opdracht en de facturatie ervan.
De beroepsbeoefenaar zal de persoonsgegevens niet voor enig ander doel verwerken, behoudens afwijkende wettelijke verplichtingen of afwijkende schriftelijk akkoord van de cliënt. de beroepsbeoefenaar verbindt zich om in het kader van de overeenkomst van de cliënt de door de cliënt ter beschikking gestelde persoonsgegevens zorgvuldig te verwerken.
Elke verwerking van persoonsgegevens krachtens de overeenkomst tussen de cliënt en de beroepsbeoefenaar zal plaatsvinden in overeenstemming met alle toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming en –verwerking, met name in overeenstemming met EU-Verordening 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 94/46/EG (“GDPR”) en met andere wetten die voortvloeien uit deze Verordening en/of alle andere Belgische of Europese wetgeving met betrekking tot de bescherming/verwerking van persoonsgegevens of privacy.
Voor de uitvoering van de diensten is de beroepsbeoefenaar een verwerker die optreedt namens de verantwoordelijke, te weten de cliënt. Als verwerker zal de beroepsbeoefenaar uitsluitend handelen op instructies van de cliënt. De overeenkomst is de volledige instructie van de cliënt aan de beroepsbeoefenaar in verband met de verwerking van persoonsgegevens. Alle aanvullende of alternatieve instructies moeten schriftelijk door de partijen worden overeengekomen. De beroepsbeoefenaar verwerkt persoonsgegevens uitsluitend ten behoeve van de cliënt. De beroepsbeoefenaar heeft geen zeggenschap, bezit of eigendomsrecht over de te ter beschikking gestelde persoonsgegevens.
De beroepsbeoefenaar is niet verantwoordelijk voor de naleving van enigerlei op de cliënt of de industrie van de cliënt van toepassing zijnde wet- en regelgevingen die niet algemeen van toepassing zijn op de beroepsbeoefenaar als dienstverlener, tenzij partijen uitdrukkelijk anders overeenkomen.
15.2 Persoonsgegevens
Iedere verwerking in overeenstemming met de overeenkomst zal als een instructie voor het verwerken van persoonsgegevens worden beschouwd door de beroepsbeoefenaar.
De verwerking van persoonsgegevens betreft persoonsgegevens van huidige en voormalige cliënten, werknemers, contractanten, agenten en andere medewerkers van de cliënt, evenals derden die door voormelde personen zijn aangewezen als familie of contactpersonen en betreft onder meer volgende persoonsgegevens:
• algemene persoonsgegevens, zoals naam, geboortedatum, foto, adres, e-mailadres en telefoonnummer(s), rijksregisternummer, gegevens ter verificatie van toegang, zoals gebruiksnamen en wachtwoorden, etc.
• specifieke persoonsgegevens zoals fysieke en psychische gegevens, gezinssamenstelling en burgerlijke staat, informatie over verwanten etc.
• financiële gegevens, zoals bezoldigde mandaten, betalingsgegevens inclusief rekeningnummer (IBAN)
• loopbaangegevens zoals diploma’s, technische vaardigheden en andere kwalificaties, informatie over persoonlijke ontwikkeling en evaluaties, met inbegrip van CV en referenties etc.
• bijzondere categorieën van persoonsgegevens, zoals raciale gegevens, gegevens omtrent lidmaatschappen van vakbonden, gezondheidsgegevens etc.
• strafrechtelijke gegevens, zoals verkeersovertredingen, loonbeslagen en andere veroordelingen
Elke andere categorie van persoonsgegevens zoals overeengekomen tussen de partijen in de betreffende overeenkomst.
15.3 Doorgifte van persoonsgegevens
De beroepsbeoefenaar zal geen persoonsgegevens overdragen aan een derde partij, tenzij:
• de cliënt hiervoor de instructies geeft of toestemt;
• zoals beschreven in de overeenkomst;
• indien vereist voor de verwerking van persoonsgegevens door goedgekeurde subverwerkers overeenkomstig artikel 15.4;
• indien dit vereist is bij wet.
Indien de cliënt de beroepsbeoefenaar de instructie geeft om persoonsgegevens over te dragen aan een derde, dan is en blijft het de verantwoordelijkheid van de cliënt om met die derde schriftelijke overeenkomsten af te sluiten ter bescherming van deze persoonsgegevens en zal de cliënt de beroepsbeoefenaar schadeloos stellen voor, verdedigen en vrijwaren tegen enige en alle verliezen die ontstaan uit een dergelijke overdracht van de beroepsbeoefenaar aan de derde, tenzij en voor zover deze verliezen toe te schrijven zijn aan bewezen tekortkomingen van de beroepsbeoefenaar.
15.4 Gebruik van subverwerkers
De cliënt erkent en stemt er expliciet mee in dat de beroepsbeoefenaar persoonsgegevens mag doorgeven aan derden subverwerkers voor de verlening van de diensten waarvoor de beroepsbeoefenaar werd aangesteld. Elke dergelijke subverwerker aan wie de beroepsbeoefenaar persoonsgegevens doorgeeft zal alleen persoonsgegevens mogen verkrijgen om de diensten te verstrekken die de beroepsbeoefenaar eraan heeft toevertrouwd en zal dergelijke persoonsgegevens voor geen andere doeleinden mogen gebruiken. De beroepsbeoefenaar blijft verantwoordelijk voor de naleving door dergelijke subverwerker van de verplichtingen van de beroepsbeoefenaar krachtens de overeenkomst, waaronder ook deze overeenkomst. Door ondertekening van onderhavige overeenkomst, geeft de cliënt toestemming voor het gebruik van subverwerkers.
15.5 Rechten van de betrokkenen
De cliënt heeft het recht om zijn persoonlijke informatie aan te passen of te bekijken.
Indien mogelijk zal de beroepsbeoefenaar haar medewerking verlenen aan de cliënt en de cliënt bijstaan opdat de cliënt gevolg kan geven aan zijn verplichting om verzoeken te beantwoorden van een betrokkene die zijn rechten uitoefent.
15.6 Verwijdering en teruggave van persoonsgegevens – bewaartermijnen
Bij beëindiging van de overeenkomst zal de beroepsbeoefenaar, zonder de cliënt daarvan op voorhand te moeten verwittigen, alle persoonsgegevens op haar systemen (behoudens enige back-up archieven) verwijderen of anonimiseren na het verstrijken van alle relevante wet- en regelgevende vereisten inzake het bijhouden van gegevens. Indien de beroepsbeoefenaar vereist is om gegevens te bewaren die gebruikt worden om de juiste gegevensverwerking te controleren in overeenstemming met de opdracht of gegevens die moeten voldoen aan de relevante wet- en regelgevende vereisten inzake het bijhouden van gegevens, is de beroepsbeoefenaar bevoegd om deze gegevens te bewaren in overeenstemming met de respectieve bewaartermijnen na de beëindiging of het verstrijken van de overeenkomst en zal de beroepsbeoefenaar deze gegevens op een veilige manier bijhouden na afloop van de vereisten inzake het bijhouden van gegevens.
15.7 Technische en organisatorische maatregelen
Rekening houdend met de stand van de techniek, de uitvoeringskosten en de aard, omvang, context en het doel van de verwerking van de persoonsgegevens alsmede met de qua waarschijnlijkheid en ernst uiteenlopende risico’s voor de rechten en vrijheden van natuurlijke personen die aan de verwerking zijn verbonden, neemt de beroepsbeoefenaar passende technische en organisatorische maatregelen om de persoonsgegevens die worden verwerkt ten dienste van de cliënt te beveiligen en beveiligd te houden. Tijdens de duur van de overeenkomst met de cliënt, zal de beroepsbeoefenaar op verzoek van de cliënt binnen een redelijke termijn een actuele beschrijving van de geïmplementeerde technische en organisatorische beschermingsmaatregelen aan de cliënt bezorgen.
15.8 Meldplicht datalekken
De beroepsbeoefenaar zal de cliënt zo spoedig mogelijk informeren over inbreuken op haar beveiliging die moeten worden gemeld aan de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit en/of de betrokkene(n).
Op verzoek van de cliënt zal de beroepsbeoefenaar in het geval van een inbreuk hem in ieder geval de volgende
informatie verstrekken:
• de aard van de inbreuk en van de getroffen persoonsgegevens;
• de waarschijnlijke gevolgen van de inbreuk;
• de maatregelen die in dat verband worden of zijn getroffen. Indien het voor de beroepsbeoefenaar niet mogelijk is om deze informatie direct te verstrekken, dan zal zij dat in stappen doen.
De beroepsbeoefenaar zal alle noodzakelijke medewerking verlenen aan het zo nodig verschaffen van aanvullende informatie aan de toezichthouder(s) en/of betrokkene(n). De beroepsbeoefenaar houdt eveneens een overzicht bij van de feiten en gevolgen van de inbreuken op de beveiliging.
15.9 Verantwoordelijkheden van de cliënt
De cliënt is verantwoordelijk voor de wettigheid van de verwerking van persoonsgegevens in het kader van de overeenkomst met de beroepsbeoefenaar. De cliënt verklaart en waarborgt dat, wanneer hij aan de beroepsbeoefenaar persoonsgegevens bezorgt voor verwerking:
• de relevante betrokkenen afdoende geïnformeerd werden over hun rechten en plichten, en in het bijzonder over de mogelijkheid dat de beroepsbeoefenaar persoonsgegevens zal verwerken ten behoeve van de cliënt en in overeenstemming met de instructies van de cliënt;
• hij bij het verzamelen en verschaffen van dergelijke persoonsgegevens de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming en -verwerking heeft nageleefd;
• hij alle redelijke maatregelen zal treffen om de persoonsgegevens up-to-date te houden teneinde te verzekeren dat de gegevens niet onvolledig of foutief zijn met betrekking tot de doeleinden waarvoor ze verzameld werden.
15.10 Informatieplicht
De beroepsbeoefenaar zal de cliënt op verzoek van de cliënt alle informatie ter beschikking stellen die nodig is om de nakoming van de verplichtingen van de cliënt onder de wetgeving inzake gegevensbescherming en –verwerking aan te tonen.
15.11 Geheimhoudingsplicht
Alle gegevens en informatie die de partijen wederzijds van elkaar ontvangen, zullen tijdens de duur van de overeenkomst vertrouwelijk worden behandeld en zullen niet onthuld worden aan derden en niet worden gebruikt voor enig ander doel dan overeengekomen tussen partijen.
De in het vorige lid omschreven verplichting is niet van toepassing op vertrouwelijke informatie die:
• ten tijde van de onthulling door de onthullende partij reeds openbaar beschikbaar was of daarna zonder toedoen van de ontvanger openbaar beschikbaar is geworden;
• ten tijde van de onthulling reeds in het wettige bezit was van de ontvanger zoals voldoende kan worden aangetoond door de ontvanger; of
• na de onthulling door de ontvanger op een niet-vertrouwelijke basis van derden wordt ontvangen.
De beroepsbeoefenaar verklaart en garandeert dat personeel dat handelt onder haar gezag en bevoegd is om persoonsgegevens te verwerken, zich er toe verbonden heeft om de beveiliging en de vertrouwelijkheid van de persoonsgegevens te verzekeren in overeenstemming met de bepalingen van de overeenkomst met de cliënt. Daartoe zal de beroepsbeoefenaar het personeel dat onder haar gezag handelt en dat toegang heeft tot de persoonsgegevens informeren over de toepasselijke vereisten en ervoor zorgen dat zij dergelijke vereisten naleven middels contractuele of wettelijke verplichtingen van vertrouwelijkheid.
Indien de beroepsbeoefenaar op grond van een wettelijke verplichting gegevens dient te verstrekken, zal de beroepsbeoefenaar de grondslag van het verzoek en de identiteit van de verzoeker verifiëren. De beroepsbeoefenaar zal de cliënt, voorafgaand aan het verstrekken van deze informatie, informeren tenzij wettelijke bepalingen dit verbieden.
16. Volledige overeenkomst
De overeenkomst bevat de volledige overeenkomst tussen de partijen betreffende de erin beoogde verrichtingen en vervangt alle vorige mondelinge afspraken en geschriften die erop betrekking hebben. De eventuele bijlagen bij huidige overeenkomst of overige overeenkomsten tussen de beroepsbeoefenaar en de cliënt maken steeds integraal deel uit van de overeenkomst.
17. Toepasselijk recht en oplossing van geschillen
De interpretatie en de uitvoering van de overeenkomst worden door het Belgische recht beheerst.
De partijen zullen geschillen in eerste instantie ter goeder trouw in minnelijk overleg trachten op te lossen. Voormelde mogelijkheid doet evenwel geen afbreuk aan de mogelijkheid van elke partij om zich tot de bevoegde rechtbank te wenden. Alle geschillen behoren tot de exclusieve bevoegdheid van de hoven en rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement waar de zetel van de beroepsbeoefenaar is gevestigd, zijnde West-Vlaanderen/Gent, afdeling Oostende.
